Privacybeleid

Laatst bijgewerkt op 14 september 2023

1. Algemene en contactinformatie

Dit Privacybeleid regelt de verwerking van uw persoonsgegevens door Peninsula BV, een vennootschap ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0821.923.164, met maatschappelijke zetel te B-3630 Maasmechelen, Wijnantslaan 7 (hierna "Ocean", "Ocean, Your Legal Solution", "wij", "ons" of "onze" genoemd).

De privacy en veiligheid van uw (hierna te noemen "u" of "uw") persoonlijke gegevens zijn zeer belangrijk voor ons. Wij raden u aan ons Privacybeleid zorgvuldig te lezen, evenals ons Cookiebeleid, dat integraal deel uitmaakt van ons Privacybeleid. Deze documenten bevatten essentiële informatie over hoe uw persoonlijke gegevens worden verwerkt en welke cookies worden gebruikt.

Wij kunnen uw persoonsgegevens rechtstreeks van u ontvangen via onze website www.oceanlegal.be, haar subdomeinen en directories (gezamenlijk aangeduid als het "Platform"), alle andere middelen met betrekking tot informatie- of communicatietechnologie, waaronder e-mails en telefoongesprekken, of via eventuele persoonlijke interacties die wij aangaan. Daarnaast kunnen wij uw persoonsgegevens ontvangen van bronnen van derden, zoals hieronder uiteengezet.

In het kader van dit Privacybeleid worden wij beschouwd als de beheerder van uw persoonlijke gegevens. Dit betekent dat de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming ons bepaalde verplichtingen oplegt. De voornoemde wetgeving omvat in het bijzonder:

• de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016, GDPR),

• de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens, en

• de wet van 13 juni 2005 betreffende de elektronische communicatie,

hierna gezamenlijk aangeduid als de toepasselijke "Gegevensbeschermingswetgeving", met inbegrip van toekomstige aanpassingen en herzieningen van de vorige.

Mocht u vragen hebben over dit Privacybeleid, of mocht u van mening zijn dat uw belangen niet of onvoldoende worden behartigd, dan kunt u uw vragen aan ons richten via moana@oceanlegal.be.

Daarnaast heeft u het recht om een klacht in te dienen bij of meer informatie op te vragen bij de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit in overeenstemming met artikel 10 van dit Privacybeleid. Mocht u ooit vragen of klachten hebben, dan nodigen wij u uit om eerst contact met ons op te nemen zodat wij eventuele problemen kunnen oplossen.

2. Welke persoonlijke gegevens verzamelen we en waarom?

De persoonlijke gegevens die we over u verzamelen en verwerken zullen altijd gekoppeld zijn aan de specifieke doeleinden die hieronder worden uiteengezet.

Wij kunnen persoonsgegevens verzamelen die u verkiest rechtstreeks met ons te delen, bijvoorbeeld wanneer u via e-mail met ons in contact komt, wanneer u zich abonneert op onze nieuwsbrief, wanneer u digitale producten koopt via ons Platform, wanneer u onze gratis hulpmiddelen wilt downloaden of wanneer u met ons een contract sluit als leverancier of als klant voor juridische diensten. Wij kunnen uw persoonsgegevens ook verzamelen via andere communicatie- of telecommunicatietechnologieën, met name via geautomatiseerde middelen, zoals cookies. Raadpleeg ons Cookiebeleid voor meer informatie over onze verwerking van persoonsgegevens via cookies en soortgelijke technologieën.

Hieronder vindt u een meer gedetailleerd overzicht van de relevante categorieën persoonsgegevens die wij verzamelen en verwerken, de doeleinden van de verwerking en meer in het algemeen hoe wij uw persoonsgegevens verwerken.

Ocean verwerkt de volgende persoonsgegevens van u in het kader van haar activiteiten:

Categorie 1

Beschrijving: als wij een contract met u aangaan als klant of leverancier, verwerken wij uw naam, voornaam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam, vestigingsadres en btw-nummer en andere persoonsgegevens die u vrijwillig aan ons verstrekt om ons deel van het contract te kunnen uitvoeren.

Doel en rechtsgrondslag: we verzamelen en gebruiken uw persoonsgegevens om: (i) ons einde van het contract te kunnen uitvoeren en uitvoeren. Wanneer u als individu onze klant of leverancier bent, beroepen wij ons op de noodzaak om uw persoonsgegevens te verwerken voor het uitvoeren en uitvoeren van het contract dat wij met u hebben. Als u echter optreedt namens een bedrijf of andere rechtspersoon, baseren wij ons bij de verwerking van uw persoonsgegevens op ons gerechtvaardigd belang om contracten te kunnen sluiten met klanten en leveranciers; (ii) onze normale bedrijfsadministratie te voeren (bijv. facturering en relatiebeheer), waarvoor wij ons baseren op ons gerechtvaardigd belang om ons bedrijf op verantwoorde en professionele wijze te beheren; (iii) onszelf te verdedigen in juridische procedures, wanneer het in ons gerechtvaardigd belang is om uw persoonsgegevens in deze procedures te gebruiken.

Categorie 2

Beschrijving: als je je inschrijft voor onze nieuwsbrief, (gratis) bronnen downloadt op ons Platform of je inschrijft voor een wachtlijst, verwerken we je e-mailadres, voor- en achternaam.

Doel en rechtsgrondslag: direct marketing en nieuwsbrieven door Ocean, met als rechtsgrondslag ons gerechtvaardigd belang ten aanzien van bestaande klanten of jouw uitdrukkelijke, voorafgaande toestemming als je nog geen klant van Ocean bent. U kunt te allen tijde aangeven dat u onze nieuwsbrieven niet langer wenst te ontvangen door gebruik te maken van de opt-out mogelijkheid in onze nieuwsbrieven of door rechtstreeks contact met ons op te nemen via e-mail of telefoon.

Categorie 3

Beschrijving: wanneer u met ons communiceert via sociale media, e-mail of een ander digitaal communicatiekanaal, kunnen wij - afhankelijk van de gekozen communicatievorm - uw voor- en achternaam, e-mailadres, bedrijfsnaam, vestigingsadres, naam van uw sociale media-account en telefoonnummer verzamelen.

Doel en rechtsgrondslag: wij verzamelen en gebruiken uw persoonsgegevens om: (i) de communicatie tussen u en ons mogelijk te maken, waarvoor we ons baseren op ons legitieme belang om te kunnen reageren op verzoeken, vragen of opmerkingen of om proactief contact met u op te nemen voor vragen van welke aard dan ook (bijv. wanneer u reageert op een blog, ons contactformulier gebruikt of contact met ons opneemt via sociale media, telefoon of e-mail); (ii) de inhoud van het Platform en de sociale mediapagina's en de algehele ervaring te verbeteren, waarvoor we vertrouwen op ons eigen legitieme belang om onze bezoekers een interessante online ruimte te bieden; (iiii) malware, illegale inhoud en gedrag en andere vormen van misbruik op te sporen en te voorkomen, waarvoor we vertrouwen op ons legitieme belang om onze online aanwezigheid veilig te houden.

Categorie 4

Beschrijving: elke keer dat je ons Platform bezoekt, kunnen we cookies en vergelijkbare technologieën gebruiken om verschillende persoonlijke gegevens over je te verzamelen, in het bijzonder je IP-adres, surfgedrag, herkomst en zoektermen. Je kunt meer informatie vinden over de manier waarop wij cookies gebruiken in ons Cookiebeleid

Doel en rechtsgrondslag: om ons Platform te onderhouden en te verbeteren en om persoonsgegevens op te nemen in anonieme statistieken waaruit de identiteit van specifieke personen of bedrijven niet kan worden afgeleid, met als rechtsgrondslag het rechtmatige belang van Ocean om de veiligheid en goede werking van ons Platform te waarborgen in het geval van noodzakelijke en functionele cookies of uw uitdrukkelijke, voorafgaande toestemming bij uw eerste bezoek aan ons Platform voor alle andere cookies

Categorie 5

Beschrijving: als we het genoegen hebben je persoonlijk te ontmoeten en je laat je visitekaartje achter, dan verwerken we je voor- en achternaam, bedrijfsnaam, e-mailadres en/of telefoonnummer.

Doel en rechtsgrondslag: voor normaal relatiebeheer op basis van ons legitieme belang om deze persoonsgegevens te verwerken, namelijk om ons netwerk van contacten te kunnen opbouwen

* *

*

Voor alle persoonsgegevens die we hebben verzameld in de voornoemde omstandigheden, zal Ocean uw persoonsgegevens ook verwerken om: (i) te voldoen aan wettelijke verplichtingen of te voldoen aan elk redelijk verzoek van bevoegde wetshandhavers of vertegenwoordigers, gerechtelijke autoriteiten, overheidsinstanties of -organen, met inbegrip van bevoegde gegevensbeschermingsautoriteiten; (ii) een derde partij te informeren in het kader van een mogelijke fusie met, overname van/door of afsplitsing door die derde partij, zelfs als die derde partij zich buiten de EU bevindt, in welk geval we ons beroepen op ons legitiem belang om bedrijfstransacties aan te gaan.

3. Hoe lang bewaren we uw persoonlijke gegevens?

Uw persoonlijke gegevens worden alleen verwerkt zolang als nodig is om de hierboven beschreven doeleinden te bereiken of, wanneer we om uw toestemming hebben gevraagd, tot het moment waarop u uw toestemming intrekt. In dit artikel geven we u de informatie die u nodig hebt om te beoordelen hoe lang we uw persoonlijke gegevens identificeerbaar zullen bewaren. Als algemene regel zullen we uw persoonsgegevens anonimiseren wanneer ze niet langer nodig zijn voor de hierboven beschreven doeleinden of wanneer de bewaartermijn zoals uitgelegd in dit artikel is verstreken. We kunnen uw persoonsgegevens echter niet anonimiseren als er een wettelijke of reglementaire verplichting of een gerechtelijk of administratief bevel bestaat dat Ocean verhindert om ze anoniem te maken.

Alle persoonlijke gegevens die we verzamelen tijdens onze interacties met jou via het Platform, sociale media, telefoon, e-mail en andere digitale communicatiekanalen worden bewaard zolang als nodig is om met je te communiceren, maar ook om een historisch archief van onze communicatie bij te houden. Dit stelt ons in staat om terug te gaan naar eerdere communicatie als u bij ons terugkomt met nieuwe vragen, verzoeken, opmerkingen of andere input.

Alle persoonlijke gegevens die we verzamelen om u onze direct marketing of nieuwsbrief te sturen, worden bewaard zolang u ingeschreven blijft op onze mailinglijst of zolang u onze klant blijft.

Alle persoonlijke gegevens die we verzamelen wanneer u ons uw visitekaartje overhandigt, worden bewaard zolang u ons niet verzoekt om uw persoonlijke gegevens te wissen.

Alle persoonlijke gegevens die we verzamelen in het kader van een contractuele relatie met u of de organisatie die u vertegenwoordigt, worden bewaard voor de duur van de contractuele relatie en tot tien (10) jaar daarna.

4. Met wie delen we uw persoonlijke gegevens

Om onze diensten aan u te kunnen leveren en om ons Platform en onze social media pagina's aan u beschikbaar te stellen, kunnen wij uw persoonsgegevens delen met derde contractanten en/of andere verantwoordelijken. Het delen van uw persoonlijke gegevens wordt ofwel uitgevoerd op basis van ons contract, in het bijzonder wanneer dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van onze diensten, of is ondergeschikt gebaseerd op ons legitieme belang om onze diensten zo goed mogelijk aan u te leveren.

Wij delen uw persoonsgegevens niet met derden voor secundaire of niet-gerelateerde doeleinden dan de doeleinden die worden genoemd in dit Privacybeleid, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld op het moment dat de specifieke persoonsgegevens worden verzameld. Houd er rekening mee dat we vanwege de complexiteit en veranderende aard van onze diensten niet in staat zijn om u een volledige lijst te geven van alle derden met wie uw persoonlijke gegevens kunnen worden gedeeld. We hebben echter de volgende hoofdcategorieën van derde ontvangers geïdentificeerd:

• Onze professionele adviseurs

• Overheid en regelgevende instanties

• Beroepsaansprakelijkheid of andere relevante verzekeraars;

• Derden aan wie we bepaalde diensten kunnen uitbesteden, zoals, zonder beperking, vertaaldiensten, leveranciers van IT-systemen of software, leveranciers van IT-ondersteuningsdiensten, leveranciers van documenten en informatieopslag;

• Derden die betrokken zijn bij de diensten die wij aan onze klanten leveren, zoals andere advocaten of juristen, merken- en octrooibureaus en deskundigen zoals belastingadviseurs;

5. Internationale gegevensoverdracht

Ons kantoor is gevestigd in België en de persoonlijke gegevens die we verzamelen, worden opgeslagen op servers in de Europese Economische Ruimte (EER).

Voor de in artikel 2 genoemde doeleinden kunnen uw persoonsgegevens echter worden doorgegeven aan andere rechtsgebieden buiten de Europese Economische Ruimte (EER), en zijn ze daarom niet gebonden aan de GDPR. De EER bestaat uit de EU, Liechtenstein, Noorwegen en IJsland.

Wanneer uw persoonsgegevens worden doorgegeven aan derden die in deze rechtsgebieden gevestigd zijn, zullen we passende waarborgen implementeren in onze overeenkomst met deze derden om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens een adequaat niveau van gegevensbescherming krijgen dat ten minste gelijkwaardig is aan het niveau waarop u recht heeft volgens de GDPR. Hiertoe beoordelen we het niveau van gegevensbescherming in het land van doorvoer of bestemming, waarbij we in het bijzonder rekening houden met de relevante besluiten van de Europese Commissie. We kunnen gebruikmaken van de door de Europese Commissie vastgestelde standaardcontractbepalingen en andere passende oplossingen zoals vereist of toegestaan door de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.

6. Uw rechten inzake gegevensbescherming

Onder de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming hebt u bepaalde rechten met betrekking tot uw persoonlijke gegevens die wij verzamelen en verwerken.

Als u meer informatie wilt over uw rechten zoals hieronder vermeld of als u deze wilt uitoefenen, stuur ons dan een e-mail naar moana@oceanlegal.be. Bij het uitoefenen van uw rechten op het gebied van gegevensbescherming vragen wij u simpelweg om uzelf correct te identificeren, zodat wij binnen de hieronder aangegeven termijnen op uw verzoek kunnen reageren.

De uitoefening van uw rechten is gratis en zal binnen één (1) maand na ontvangst van uw verzoek worden uitgevoerd. We kunnen deze periode met nog eens twee (2) maanden verlengen tot een totale periode van drie (3) maanden als uw verzoek bijzonder complex is. Als we besluiten om de oorspronkelijke termijn te verlengen, zullen we u tijdig op de hoogte stellen van deze beslissing.

In gevallen waarin wij van mening zijn dat uw verzoek duidelijk ongegrond of buitensporig is, behouden wij ons het recht voor om u administratiekosten in rekening te brengen voor de uitvoering van uw verzoek of om te weigeren uw verzoek in behandeling te nemen. U wordt op de hoogte gesteld van onze beslissing binnen de bovengenoemde termijnen.

Hieronder vindt u een kort overzicht van de rechten die u kunt uitoefenen met betrekking tot uw persoonlijke gegevens:

• Intrekking van toestemming: u hebt het recht om uw toestemming in te trekken voor alle verwerkingsactiviteiten die onder deze toestemming vallen;

• Recht op toegang: u hebt het recht om een kopie op te vragen van de gegevens die we over u verwerken en bewaren, in een begrijpelijk formaat;

• Recht op rectificatie: u hebt het recht om ons te vragen uw persoonlijke gegevens te corrigeren, te wijzigen of aan te vullen;

• Recht op wissen: u hebt het recht om te vragen dat de persoonlijke gegevens die wij over u verwerken of opslaan, worden gewist;

• Recht op beperking van de verwerking: In bepaalde omstandigheden hebt u het recht om ons te vragen de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken. Als u dit recht uitoefent, blijven de betreffende persoonsgegevens in ons bezit, maar kunnen we ze niet verder verwerken;

• Recht om bezwaar te maken tegen verwerking: wanneer wij uw persoonsgegevens verwerken en verzamelen op basis van ons gerechtvaardigd belang, hebt u het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van die gegevens;

• Recht op overdraagbaarheid van uw gegevens: dit betekent dat wij, op verzoek van de betrokkene, hem/haar zijn/haar persoonsgegevens kunnen verstrekken en/of deze in een gestructureerde en machineleesbare vorm aan derden kunnen verstrekken.

7. Beveiliging van uw persoonlijke gegevens

We gebruiken algemeen aanvaarde en redelijke technische en organisatorische methoden, in lijn met de huidige technologische ontwikkelingen in operationele beveiliging, om bescherming te bieden tegen verlies, misbruik, wijziging of vernietiging van alle persoonlijke gegevens die we opslaan en verwerken.

Onze technische en organisatorische maatregelen worden regelmatig bijgewerkt om deze maatregelen aan te passen aan nieuwe technische en organisatorische procedures en om de voortdurende beveiliging van uw persoonlijke gegevens te garanderen.

Ons Platform bevat links naar andere websites of internetbronnen (hierna gezamenlijk aangeduid als "Sites van Derden"), die ook persoonsgegevens kunnen verzamelen, onder meer via cookies of andere technologieën. Wij zijn niet verantwoordelijk voor of hebben geen controle over deze Sites van Derden of hun verzameling, gebruik of openbaarmaking van uw persoonlijke gegevens. Wij raden u aan het privacybeleid van deze websites van derden te lezen om te begrijpen hoe zij uw persoonsgegevens verzamelen en verwerken.

8. Wijzigingen aan dit Privacybeleid

We kunnen ons Privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen en wijzigen, met name om rekening te houden met nieuwe praktijken op het gebied van gegevensbescherming en om u meer controle te geven over uw persoonlijke gegevens.

Wij zullen ons Privacybeleid altijd in de meest recente versie beschikbaar stellen op het Platform. Je kunt ons ook vragen om je de huidige of vorige versies van ons Privacybeleid te sturen door een e-mail te sturen naar moana@oceanlegal.be. Bovenaan dit document kun je de datum controleren waarop we ons Privacybeleid voor het laatst hebben gewijzigd.

9. Uw vragen en verzoeken

U verbindt zich ertoe ons correcte persoonsgegevens te bezorgen. U kunt de persoonlijke gegevens waarover wij beschikken op elk moment wijzigen door ons een e-mail te sturen naar moana@oceanlegal.be. Wij kunnen niet aansprakelijk worden gesteld voor het niet functioneren van onze diensten als gevolg van door u verstrekte onjuiste gegevens.

Als u vragen hebt over ons Privacybeleid of als u van mening bent dat uw belangen niet of niet adequaat worden behartigd, kunt u uw vragen aan ons richten via het hierboven vermelde e-mailadres.

10. Toepasselijk recht en geschillenbeslechting

Ons Privacybeleid wordt beheerst door en geïnterpreteerd in overeenstemming met de Belgische wetgeving, tenzij dwingende wettelijke bepalingen anders bepalen.

U hebt het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit, namelijk de autoriteit van de lidstaat van uw gewone verblijfplaats, uw plaats van tewerkstelling of de plaats van de vermeende schending van de Toepasselijke Gegevensbeschermingswetgeving.

De belangrijkste gegevensbeschermingsautoriteit is de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit, die bereikbaar is via de volgende communicatiemiddelen:

- Volg de instructies en vul het formulier in dat toegankelijk is via deze link;

- Door een brief te sturen naar het volgende adres: rue de la presse 35, 1000 Brussel, België;

- Door te bellen naar het volgende telefoonnummer: +32 (0)2 274 48 00 ;

- Door een e-mail te sturen naar het volgende adres: contact@apd-gba.be.

* *

*